Docufiller succesvol uitrollen in je organisatie: zo pak je dat aan

Je bent enthousiast over Docufiller. Maar je collega’s? Die moeten soms nog even wennen. Dat is heel normaal. Nieuwe tools en werkwijzen vragen nu eenmaal om verandering – en dat kost tijd.

Met de juiste aanpak zorg je ervoor dat Docufiller snel onderdeel wordt van het dagelijkse werk. Hieronder vind je een aantal praktische tips om de adoptie binnen je organisatie te versnellen.

1. Begin met draagvlak creëren

De eerste stap is je collega’s meenemen in het waarom. Waarom is er gekozen voor Docufiller? En wat levert het hen op?

Richt je daarbij niet op wat er verandert, maar op wat het oplost:

• sneller communicatiemiddelen maken
• altijd werken in de juiste huisstijl
• minder afhankelijkheid van designers of externe bureaus
• tijd en kosten besparen

Als collega’s zien hoe het hun werk makkelijker maakt,
groeit het enthousiasme vanzelf. 

2. Communiceer helder en betrek collega’s

Het klinkt vanzelfsprekend, maar duidelijke communicatie maakt een groot verschil. Leg uit waarom jullie met Docufiller werken en hoe het helpt bij betere en efficiëntere communicatie.

Betrek collega’s ook actief bij het proces. Bijvoorbeeld door samen te kijken naar vragen als:

• Welke communicatiemiddelen maken jullie het vaakst?
• Waar kost het nu onnodig veel tijd?
• Welke processen kunnen sneller of eenvoudiger?

Door samen te brainstormen ontstaat niet alleen draagvlak, maar ook betere oplossingen.

3. Haal input op uit de organisatie

Iedere afdeling werkt anders. Daarom is het waardevol om collega’s actief te vragen waar zij behoefte aan hebben.

Ga bijvoorbeeld in gesprek met collega’s of een kleine groep ambassadeurs uit verschillende teams. Zij kunnen aangeven:

• welke formats ze nodig hebben
• waar ze in hun dagelijkse werk tegenaan lopen
• welke communicatiemiddelen vaak terugkomen

Werk je met meerdere afdelingen of locaties? Wijs dan per team een contactpersoon aan, bijvoorbeeld iemand die helpt bij het bewaken van de huisstijl of het verzamelen van feedback.

4. Templates staan klaar – en nu?

Na het inrichten van de templates verzorgen we een instructie en training zodat iedereen direct met Docufiller aan de slag kan.

Toch kan het gebeuren dat sommige collega’s het systeem na verloop van tijd minder gebruiken. Vaak ligt dat aan praktische dingen, zoals:

• een format dat nog ontbreekt,
• nieuwe collega’s die geen training hebben gehad,
• simpelweg niet weten dat de tool bestaat.

Een paar dingen die helpen om het gebruik (weer) te stimuleren:

• Organiseer een korte interne kennissessie.
• Laat voorbeelden zien van middelen die met Docufiller zijn gemaakt.
• Deel de voordelen: snel, eenvoudig, kostenbesparend en altijd in huisstijl.
• Plaats de login of uitlegvideo duidelijk op het intranet.

Denk in mogelijkheden!

5. Durf ook te sturen

Als je met elkaar afspreekt dat communicatiemiddelen via Docufiller worden gemaakt, dan hoort daar ook een stukje sturing bij.

Spreek collega’s erop aan als ze toch andere routes blijven gebruiken. Vaak komt dat niet door onwil, maar omdat ze nog niet goed zien wat het hen oplevert.

Zodra het nut duidelijk wordt, stappen de meeste collega’s vanzelf over.

6. Begrijp dat verandering tijd kost

Voor veel mensen zijn routines belangrijk. Als een werkwijze verandert, kan dat onzekerheid geven.

Neem die signalen serieus. Luister naar wat collega’s lastig vinden en kijk samen naar oplossingen. Soms is een kleine aanpassing in een template al genoeg om het werk een stuk makkelijker te maken.

Een korte 1-op-1 sessie kan daarbij wonderen doen.

Hulp nodig bij de uitrol?

Kom je er intern niet helemaal uit of wil je het gebruik van Docufiller een extra impuls geven? We helpen graag met een kennissessie of advies over de beste aanpak binnen jouw organisatie.

Neem contact op met je accountmanager voor persoonlijk advies. 
Of bel naar: +31 (0)40 204 42 50