Privacyverklaring

Inleiding

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Docufiller (KvK 66432952).

Docufiller verwerkt persoonsgegevens van haar klanten, potentiële klanten, relaties en partners. Wij doen dit om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en in het kader van onze gestelde bedrijfsdoelen.

In dit privacybeleid leggen we uit waarom en op welke manier we je persoonsgegevens verwerken.

Dit privacybeleid heeft betrekking op onze dienstverlening en communicatie met relaties, klanten, potentiële klanten en partners.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens

Docufiller verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Dit kan bijvoorbeeld via een aanmeldformulier op onze website voor het ontvangen van een demo, voor het ontvangen van een nieuwsbrief, bij het aanvragen van een offerte of bladerbare PDF. Wanneer je jezelf hiervoor registreert vragen wij je om je persoonlijke en/of bedrijfsgegevens in te vullen. Deze gegevens kunnen worden gecombineerd met reeds eerder verkregen gegevens via andere aanvraagformulieren.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Dubbele opt-in voor mailings
  • Bedrijfsnaam 
  • Gegevens over jouw activiteiten op onze website, bijvoorbeeld aanvragen van een demo of een nieuwsbrief
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een aanmeldformulier in te vullen of in correspondentie en telefonisch contact
  • Gegevens over je interacties (open- en klikgedrag) indien je nieuwsbrieven van ons ontvangt
  • Openbare data verkregen van internet en sociale profielen 

Van klanten verwerken wij nog een aantal andere gegevens naast bovengenoemde persoonsgegevens, dit zijn:

  • Factuur- en betaalgegevens
  • Gegevens over je activiteiten binnen onze software (open- en klikgedrag) en dienstverlening

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens om onze dienst(en) te kunnen leveren zoals overeengekomen of om je de service te bieden waar je je voor hebt ingeschreven. Dit kan gaan om het versturen van mailings of nieuwsbrieven om je bijvoorbeeld te informeren over belangrijke ontwikkelingen binnen Docufiller. Maar ook bijvoorbeeld om je te bellen of mailen naar aanleiding van een demo offerte, bladerbare PDF of andere informatie die je hebt aangevraagd.

Je persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Om je zo optimaal mogelijk te kunnen ondersteunen bij het gebruik van onze software door je te helpen met supportvragen.
  • Om onze dienstverlening en software te verbeteren.
  • Om vanuit een service- en marketingoogpunt met je te kunnen communiceren via onze software en andere kanalen.
  • Om je vraag naar extra informatie via onze website, e-mail of telefonisch contact te kunnen beantwoorden.
  • Voor het uitvoeren van de met jou gesloten overeenkomst(en).
  • Om kloppend te factureren.
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (administratie-, bewaar- en belastingplicht).
  • Om je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Om je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Om de mogelijkheid te bieden een account aan te maken

Deze doeleinden kunnen worden geschaard onder de volgende rechtsgronden:

  • Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst met jou;
  • Wettelijke verplichtingen;
  • Toestemming van de gebruiker;
  • Gerechtvaardigde marketingbelangen van Docufiller.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via contact@docufiller.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Ten behoeve van de verwerking van jouw persoonsgegevens worden je gegevens voor langere tijd bewaard om je gedurende de looptijd van de overeenkomst of bij een verzoek naar informatie, te allen tijde van dienst te kunnen zijn.

We zullen je persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

Als je een demo hebt aangevraagd, worden de inloggegevens na een maand verwijderd.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen of verstrekken jouw persoonsgegevens niet aan derden. Om onze overeenkomst met jou uit te voeren kan het zijn dat wij dienstverleners inschakelen. Deze dienstverleners zullen jouw persoonsgegevens alleen verwerken zoals overeengekomen met ons en zullen deze gegevens niet gebruiken voor eigen doeleinden.

Het gebruik van cookies, of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Docufiller gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Docufiller gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we advertenties kunnen aanbieden en om surfgedrag te kunnen analyseren in Google Analytics.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Docufiller) tussen zit.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Wij verwerken jouw gegevens omdat het wettelijk verplicht is, om te voldoen aan een gesloten overeenkomst met jou of voor een gerechtvaardigd marketingbelang. Wanneer je het hier niet mee eens bent sta je in je recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Hieronder leggen we uit hoe je dit precies kunt doen.

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verzamelen in te zien en te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Docufiller en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar contact@docufiller.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, kunnen we je vragen om een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek .

Docufiller wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Wij nemen de bescherming van jouw persoonsgegevens erg serieus en hierom nemen we passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Mocht je het vermoeden hebben dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik. Meld ons dit dan via contact@docufiller.nl, zodat wij hier direct op kunnen handelen.

Wijzigingen

Docufiller houdt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Eventuele wijzigingen zullen direct op deze pagina worden doorgevoerd. De laatste wijzigingen dateren van 9 april 2018.

Contactgegevens

Wanneer je vragen hebt over deze privacyverklaring, of een beroep wil doen op één van je wettelijke rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Contactgegevens:
https://www.docufiller.nl
Eindhovenseweg 126a
5582HW Waalre
Telefoon: +31 40 204 42 50
E-mail: contact@docufiller.nl

O. Bouts is de Functionaris Gegevensbescherming van Docufiller. Hij is te bereiken via contact@docufiller.nl.