Klantcase: Acantus bewaakt de huisstijl én geeft de organisatie de ruimte om zelf te communiceren

“Vroeger belandde alles op het bordje van de communicatieafdeling. Nu regelen wijkconsulenten, M&O en partners gewoon zelf communicatiemiddelen.”

Marijke Hoekstra is communicatieadviseur bij Acantus, een woningcorporatie in Veendam. Ze werkt met een team van drie personen elk voor een eigen regio binnen de corporatie. Tel daar externe partners bij op, wijkconsulenten en een HRM-afdeling (M&O) die ook wil communiceren, je snapt hoe snel een communicatieteam overloopt met kleine klusjes die veel tijd kosten.

Nieuwsbrieven, flyers, projectboekjes, vacatures, middelen die ergens vandaan moeten komen, maar extra werk waar je niet direct op zit te wachten tussen je andere taken door als communicatieadviseur.

Het begon met een DTP'er

Voordat Acantus met Docufiller werkte, liep alles via een extern bureau. “Wilde je iets aanpassen? Dan stuurde je het op, moest je wachten en dan ging het heen en weer.” Niet omdat het bureau slecht werk leverde, maar omdat het systeem gewoon daarom vroeg. Marijke en haar collega's zijn geen vormgevers, ze wilden gewoon snel iets kunnen aanpassen zonder elke keer afhankelijk te zijn van iemand anders.

"We zijn geen vormgevers, je wilt gewoon dat het klopt en dat de huisstijl goed staat. Wij willen het ook gewoon zelf kunnen doen." – Marijke Hoekstra

Docufiller klopte in 2019 toevallig op het juiste moment aan. Geen uitgebreide marktverkenning, geen vergelijkend onderzoek. Een goed gesprek, het paste, en ze zijn gewoon gestart.

Controle zonder controleur te zijn

Wat Marijke het meest waardeert, is de balans. De brandportal van Docufiller geeft mensen vrijheid, maar niet té veel vrijheid. De huisstijl is gewaarborgd. Kleuren zijn begrensd. Je kunt een afbeelding en tekst plaatsen, maar je kunt niet ineens iets knutselen wat eruitziet alsof het van een andere organisatie is.

Dat klinkt streng. Maar voor de communicatiekracht van Acantus is het precies goed.

"Anders gaan mensen zelf dingen knutselen. Uiteraard met alle goede bedoelingen. Maar je verliest dan stilaan je consequente en bewust gekozen sterke merkwaarde."

Het is iets wat waarschijnlijk elk communicatieteam kent binnen een woningcorporatie: iemand wil iets ophangen in een flat. Er is geen template. Dus pakt diegene Word, plakt er een logo in, print het op A4 en hangt het op. Voor Acantus was dat herkenbaar pijnlijk. Nu is er bijvoorbeeld een template flyer beschikbaar in Docufiller, mede ontstaan doordat een collega iets wilde ophangen dat wel voldeed aan de huisstijl.

Verder dan communicatie 

Inmiddels werken niet alleen de communicatieadviseurs met Docufiller maar ook:

• M&O (de afdeling Mens & Organisatie) maakt er vacatures mee.
• Wijkconsulenten maken flyers en nieuwsbrieven voor in de wijk.
• Externe partners (aannemers en onderhoudsbedrijven) maken projectboekjes in de huisstijl van Acantus en sturen die ter goedkeuring in.

Dat laatste is misschien wel het meest opvallend. Partners die zelfstandig materiaal opmaken, in jouw huisstijl, zonder dat de collega’s die betrokken zijn bij deze projecten er elke keer aan te pas hoeven te komen. Ze checken het nog wel. Maar hoeven het niet meer te begeleiden. 

"Je biedt ze een bepaalde vrijheid. Maar je waarborgt de huisstijl wel."

Een training is zelden nodig. Onze templates spreken vrijwel voor zichzelf. De meeste nieuwe gebruikers zijn via Teams in tien minuten op weg. 

De communicatieadviseurs maken gebruik van meer templates, denk daarbij aan een html mailing, visitekaartjes, woonafsprakenposter, brochures voor nieuwbouwprojecten, LinkedIn banners en bouwborden.

Niet alles past in een template

Acantus heeft ook een bewonersblad. Dat maakt Marijke nog altijd met een vaste vormgever. Bewust, want een bewonersblad heeft meer redactionele vrijheid nodig. Dat is juist wat dat medium leuk maakt. Niet alles hoeft in een strak sjabloon.

“En als ik echt iets nieuws wil, een format dat er nog niet is, dan vraagt dat wat meer tijd. Eerst laten ontwerpen en gebruiken, dan pas in Docufiller als dat tijd oplevert op de communicatieafdeling.” 

Drie mensen voor de hele organisatie

Marijke en haar twee collega's runnen de communicatie van Acantus. Dat werkt, mede doordat ze niet alles zelf hoeven te doen. Docufiller is daarin geen nice-to-have, maar een werkend onderdeel van hoe de organisatie dagelijks communiceert. De huisstijl staat, de vrijheid is geregeld en de stapel kleine klusjes ligt niet langer op één bureau.

Altijd iemand aan de lijn

Wat Marijke ook waardeert, is dat ze bij vragen niet altijd hoeft te zoeken naar een antwoord. Acantus heeft een vaste contactpersoon bij Docufiller, en dat maakt het verschil.

"Ik vind dat heel fijn werken, want daar kan ik altijd terecht. En als ik er niet uitkom, gaat support er snel mee aan de slag. Het wordt altijd snel opgepakt."

Over Acantus

Acantus is een woningcorporatie in Noordoost- en Oost-Groningen met circa 14.000 huurwoningen en ongeveer 170 medewerkers. Verdeeld over de afdelingen Wonen, Vastgoed en Vastgoedsturing & Bedrijfsvoering werken zij dagelijks aan alles wat te maken heeft met goed wonen in de wijken, dorpen en buurten van de regio.

Blog geschreven door: Karin Dirkx