Klantcase: Beveland Wonen werkt zelfstandiger met Docufiller

Beveland Wonen is een Zeeuwse woningcorporatie die in 2020 ontstond uit een fusie tussen RWS Goes en R&B Wonen.

Binnen de organisatie ontstond enkele jaren geleden de behoefte om communicatiemiddelen sneller en eenvoudiger zelf te kunnen aanpassen. Voor kleine wijzigingen in folders of andere uitingen moest regelmatig een extern bureau worden ingeschakeld. Dat kostte niet alleen tijd, maar ook extra budget.

Tegelijkertijd zocht de organisatie een manier om eenvoudig zelf nieuwsbrieven te kunnen versturen. Beide wensen kwamen samen in één oplossing: Docufiller.

Minder afhankelijk van externe bureaus

Met de introductie van Docufiller werd het mogelijk om veel communicatiemiddelen intern te beheren en aan te passen. Waar voorheen bij iedere wijziging contact moest worden opgenomen met een extern bureau, kunnen medewerkers nu zelf snel wijzigingen doorvoeren.

Dit zorgt voor meer flexibiliteit in het dagelijkse werk en voorkomt onnodige wachttijd bij kleine aanpassingen.

Veelgebruikte functionaliteiten

Binnen Beveland Wonen wordt vooral gebruikgemaakt van de basisapplicatie en de mailmodule van Docufiller. Met deze combinatie kan het communicatieteam zowel communicatiemiddelen opmaken als nieuwsbrieven versturen vanuit dezelfde omgeving.

Docufiller wordt inmiddels ingezet voor een groot deel van de standaard communicatiemiddelen van de organisatie, waaronder:

• folders
• online nieuwsbrieven
• visitekaartjes
• diverse huisstijlmiddelen

Tijdwinst in het dagelijkse werk

De grootste winst zit volgens het communicatieteam in de tijd die wordt bespaard. Kleine wijzigingen kunnen direct worden doorgevoerd zonder tussenkomst van externe partijen. Daardoor kunnen communicatiemiddelen sneller worden aangepast en gepubliceerd. 

Eenvoud als uitgangspunt

Een belangrijk voordeel van Docufiller is de gebruiksvriendelijkheid. De werkwijze doet denken aan professionele opmaaksoftware zoals Adobe InDesign, maar dan eenvoudiger en toegankelijker voor dagelijks gebruik binnen een organisatie.

"Daardoor kunnen ook medewerkers zonder uitgebreide ontwerpkennis met de templates werken."

Samenwerking en ondersteuning

Ook het contact met het team achter Docufiller wordt als prettig ervaren. De lijnen zijn kort en vragen worden snel opgepakt. Zowel online als offline ondersteuning is goed bereikbaar wanneer dat nodig is.

Toekomst: breder gebruik in de organisatie

Na de fusie was het communicatieteam vooral bezig met het samenbrengen van processen en werkwijzen. De komende periode wil Beveland Wonen het gebruik van Docufiller verder uitbreiden binnen de organisatie.

De ambitie is dat communicatiemiddelen steeds meer bij de afdelingen zelf komen te liggen. Afdelingen kunnen dan bijvoorbeeld hun eigen folders aanpassen, terwijl het communicatieteam blijft meedenken over inhoud, vorm en huisstijl.

Zo blijft de kwaliteit gewaarborgd, terwijl de organisatie tegelijk sneller en zelfstandiger kan communiceren.