Klantcase: Gemeente Stabroek brengt structuur in communicatie met Docufiller

Binnen de gemeente Stabroek was het lastig om de huisstijl consistent toe te passen. Communicatiemiddelen werden door verschillende collega’s gemaakt, met zichtbaar verschil in kwaliteit. Niet iedereen heeft immers een grafisch oog of gevoel voor vormgeving, terwijl anderen juist geneigd waren om creatief af te wijken van de huisstijl.

Minder variatie, meer grip op de huisstijl

Daarbij liepen de kosten op door trainingen in grafische software die nodig waren om communicatiemiddelen te kunnen maken. Na een reorganisatie ontstond er een duidelijke behoefte aan kostenbesparing én meer grip op de uitstraling van de organisatie. De zoektocht naar sjabloonsoftware begon.

Waarom gekozen is voor Docufiller

Docufiller sloot het beste aan bij wat de gemeente zocht. Belangrijke criteria waren gebruiksgemak, een lage instap voor nieuwe gebruikers, meer controle over de huisstijl en kostenbesparing.

In vergelijking met andere oplossingen bleek Docufiller gebruiksvriendelijker en comfortabeler in gebruik. Ook was er weinig voorbereiding nodig voordat er met sjablonen gewerkt kon worden, waardoor de gemeente snel kon starten.

Snel zelfstandig aan de slag

De introductie binnen de organisatie verliep eenvoudig. Collega’s kregen een korte één-op-één uitleg en konden daarna direct zelf communicatiemiddelen maken.

Een goed voorbeeld is het sjabloon voor de lichtkrant. Dat wordt inmiddels door alle collega’s gebruikt om berichten op te maken en te plaatsen.

Veelgebruikte sjablonen in de praktijk

Naast de lichtkrant worden ook affiches en uitnodigingen veel gebruikt via sjablonen. Deze communicatiemiddelen kunnen snel en eenvoudig worden opgemaakt, terwijl de huisstijl automatisch wordt bewaakt.

Brochures zijn wat complexer door de grotere hoeveelheid opmaakmogelijkheden, maar wijzigingen op basis van bestaande documenten zijn eenvoudig door te voeren.

Daarnaast verschuift het gebruik van gedrukte folders steeds meer naar digitale versies. Doordat er minder vrije bezoekuren zijn bij de gemeente Stabroek, worden documenten vaker digitaal gedeeld of gemaild. Met Docufiller blijft ook in deze digitale communicatie de kwaliteit van de huisstijl gewaarborgd.

Het magazine van de gemeente wordt bijvoorbeeld als pdf gedeeld via de website en verschijnt vrijwel maandelijks. 

Acceptatie binnen de gemeente

Bij de introductie was er in het begin wat weerstand bij collega’s die gewend waren te werken met professionele grafische software. Zij misten soms de volledige vrijheid in de opmaak.

In de praktijk bleek echter dat de communicatie van de gemeente hierdoor juist meer eenheid kreeg. Sommige uitingen, zoals het magazine, worden nog steeds extern vormgegeven omdat ze telkens anders zijn en minder geschikt voor een vast sjabloon.

Daarnaast wordt inmiddels ook steeds vaker gebruikgemaakt van eigen fotografie, bijvoorbeeld met een professioneel fototoestel.

"We zijn inmiddels ook enthousiast gebruik gaan maken van eigen fotografie. We zijn erg tevreden, je hebt snel iets deftigs gemaakt."

Prettige samenwerking en ondersteuning

De samenwerking met Docufiller wordt als zeer prettig ervaren. Vragen worden snel opgepakt en er wordt actief meegedacht over verbeteringen in de sjablonen.

Zo zijn er bijvoorbeeld meerdere kleuren toegevoegd aan het lichtkrantsjabloon, wat zorgt voor meer variatie en professionaliteit in het straatbeeld. Ook wordt eerlijk aangegeven wanneer een idee minder gebruiksvriendelijk zou zijn, waarna alternatieven worden voorgesteld.

"De mensen van Docufiller geven het ook aan wanneer iets, wat ik voor ogen heb, niet goed zal werken of niet gebruiksvriendelijk is. Je krijgt dan voorstellen met hoe het wel opgelost kan worden.
De ervaring van ons is top!"

Verdere uitbreiding in de toekomst

Voor de toekomst liggen er nog plannen om meer met Docufiller te doen. Zo is er interesse in de e-mailmodule om ook mailings in de huisstijl te kunnen versturen. Daarnaast worden de bestaande templates verder doorontwikkeld om ze breder inzetbaar te maken.

Sjablonen als mogelijkheid, niet als beperking

Een belangrijk inzicht uit de praktijk: sjablonen worden soms gezien als een beperking, maar in werkelijkheid bieden ze juist mogelijkheden. Binnen de kaders van de huisstijl kan nog steeds variatie worden aangebracht, bijvoorbeeld met verschillende lettertypes of kleurvarianten.

Door duidelijke kaders te combineren met gebruiksgemak ontstaat er een werkwijze waarbij medewerkers zelfstandig communicatiemiddelen kunnen maken, terwijl de huisstijl van de organisatie altijd herkenbaar en consistent blijft.