Klantcase: Hoe Ymere met Docufiller grip houdt op honderden communicatiemiddelen

18 september 2025

Zelf communicatiemiddelen maken, mét grip op de huisstijl

Ymere is een woningcorporatie in Amsterdam met acht vestigingen en ruim 900 medewerkers. Al sinds 2011 werkt de organisatie met Docufiller. Inmiddels gebruiken zo’n 150 collega’s het platform om communicatiemiddelen te maken en aan te passen, volledig binnen de eigen huisstijl.

Hiermee produceert Ymere honderden middelen in eigen beheer, zonder dat de communicatieafdeling alles zelf hoeft op te maken.

Minder kosten, sneller schakelen

De belangrijkste reden om met Docufiller te werken was de wens om efficiënter te communiceren en tegelijkertijd kosten te besparen. Voorheen waren veel middelen afhankelijk van externe vormgeving of de communicatieafdeling.

Door Docufiller kunnen ook collega’s buiten communicatie eenvoudig zelf middelen maken, terwijl de huisstijl automatisch wordt bewaakt.

Dit zorgt voor:

minder externe vormgevingskosten
snellere afstemming met interne opdrachtgevers
meer zelfstandigheid binnen de organisatie
consistente communicatie in de huisstijl

Eenvoudig in gebruik voor de organisatie

Voor de meeste gebruikers werkt Docufiller intuïtief en eenvoudig. Vooral het maken van standaard communicatiemiddelen gaat snel.

Sommige toepassingen, zoals nieuwsbrieven, vragen iets meer begeleiding. Dat komt vooral doordat daar vaak meerdere stijlen en varianten in gebruikt worden. Toch blijven ook deze middelen goed beheersbaar binnen templates.

Nieuwe ontwikkelingen binnen Docufiller helpen daarbij. Zo maken flexibele templates en de mogelijkheid om vanuit één opmaak meerdere PDF-formaten te genereren het werk nog efficiënter, denk daarbij bijvoorbeeld aan advertenties met een kleine afwijking.

Een goede start maakt het verschil

Bij de implementatie bleek vooral een goede voorbereiding belangrijk. Het helpt om vooraf duidelijk in kaart te brengen welke communicatiemiddelen er binnen de organisatie worden gemaakt.

Door deze middelen slim te bundelen in een beperkt aantal templates ontstaat een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke start.

Een belangrijke les daarbij: begin eenvoudig. Door niet meteen alle mogelijkheden te willen benutten, raken gebruikers sneller vertrouwd met het systeem. Positieve eerste ervaringen zorgen er vervolgens vanzelf voor dat er vraag ontstaat naar meer toepassingen.

Daarnaast is het verstandig om tijd vrij te maken voor:

het testen van templates
begeleiding van nieuwe gebruikers
het verder optimaliseren van middelen

Steeds verder uitbreiden

Sinds de eerste implementatie blijft Ymere het gebruik van Docufiller verder ontwikkelen. Regelmatig worden nieuwe templates toegevoegd zodat steeds meer communicatiemiddelen binnen de huisstijl eenvoudig door collega’s zelf kunnen worden gemaakt.