Klantcase: Severinus werkt efficiënter en consistenter met Docufiller

Sinds 2017 werkt Severinus met Docufiller om communicatiemiddelen sneller en consistenter te produceren. Wat begon als een oplossing voor terugkerende opmaakklussen, is inmiddels uitgegroeid tot een breed ingezet hulpmiddel binnen meerdere afdelingen.

De uitdaging: veel repeterende opmaakklussen

Binnen de organisatie kwamen regelmatig communicatievragen voorbij waarvoor telkens een vormgever moest worden ingeschakeld. Denk aan flyers, posters of projectinformatie. Tegelijkertijd probeerden projectgroepen zelf documenten vorm te geven met programma’s als Microsoft Word en Microsoft PowerPoint, wat vaak leidde tot tijdverlies en wisselende kwaliteit.

Na een inventarisatie van de terugkerende opmaakkosten werd duidelijk dat een centrale oplossing niet alleen efficiënter zou zijn, maar ook kosten kon besparen.

De oplossing: opmaak in eigen beheer

Met Docufiller kan de organisatie nu eenvoudig communicatiemiddelen zelf opmaken binnen vooraf ingerichte templates. Dit maakt het mogelijk om sneller te werken en tegelijkertijd de huisstijl te bewaken.

Een belangrijk voordeel is de flexibiliteit: documenten kunnen zowel als drukwerk worden gebruikt als digitale pdf worden gedeeld. Hierdoor ontstaat een professionelere uitstraling in alle communicatie-uitingen.

Snelle adoptie binnen meerdere afdelingen

Hoewel de tool in eerste instantie door de afdeling Communicatie werd gebruikt, werken inmiddels meerdere teams met het systeem. Ook afdelingen die regelmatig mailings versturen naar ouders, vertegenwoordigers en andere doelgroepen maken er gebruik van.

Nieuwe gebruikers kunnen doorgaans snel met het systeem aan de slag. Dankzij de duidelijke kaders van de templates blijft de vormgeving consistent, terwijl collega’s toch zelfstandig communicatiemiddelen kunnen maken.

“Soms blijft het een uitdaging om met je tekst en beeld binnen de kaders te blijven. Maar Docufiller werkt met hele duidelijke kaders en dat dwingt je om het goed te doen. En soms past iets écht niet, dan wijkt het communicatiedoel af. We gaan dan alsnog naar een vormgever. Denk daarom vooraf écht goed na over de formats.”

Templates voor uiteenlopende communicatiemiddelen

Binnen de organisatie zijn verschillende templates ontwikkeld, waaronder:

• flyers
• posters
• social media banners
• folders
• HTML-mailings
• online pdf-documenten

Deze templates maken het eenvoudig om snel communicatiemiddelen te creëren voor projecten, evenementen en interne of externe campagnes.

Digitale communicatie steeds belangrijker

Vooral de HTML-mailing wordt intensief gebruikt. Hiermee kunnen afdelingen snel grote groepen informeren, bijvoorbeeld over actuele ontwikkelingen, activiteiten of bijeenkomsten. Inmiddels maken steeds meer teams gebruik van deze digitale communicatiemogelijkheid.

Flexibel inzetbaar voor projecten en evenementen

Met name de foldertemplates blijken breed inzetbaar. Ze worden gebruikt voor promotie van projecten en evenementen, maar ook voor uitnodigingen of informatieve documenten. Dankzij de flexibele opzet van de templates kunnen verschillende soorten communicatie eenvoudig worden vormgegeven.

"Docufiller is een uitkomst als je veel terugkerende opmaakklussen hebt en professioneel én in je huisstijl naar buiten wilt treden."

Professioneel communiceren binnen de huisstijl

Voor organisaties met veel terugkerende communicatie-uitingen biedt Docufiller een praktische oplossing. Door te werken met vaste templates kunnen medewerkers zelfstandig materialen maken, terwijl de huisstijl en kwaliteit gewaarborgd blijven.

Het resultaat: snellere productie, minder afhankelijkheid van externe vormgeving en een consistente uitstraling in alle communicatie.