Centraal of decentraal werken

Organisaties met meerdere afdelingen, al dan niet verdeeld over meerdere locaties, worden op verschillende manieren ingedeeld. Ook voor het opmaken van (communicatie)middelen binnen deze organisaties kan er gekozen worden om dit centraal of juist decentraal in te richten. Je hebt gekozen voor een bepaalde applicatie, nu is het tijd voor implementatie. Kies je voor centraal of decentraal invoeren? Wij delen graag de voor- en nadelen.

 

 

Centraal invoeren

Voor standaardisatie is een centrale aanpak het meest voor de hand liggend. Eén afdeling, of persoon binnen de organisatie heeft de leiding. Heeft ook alle kennis van de huisstijl én de toegang tot de beschikbare communicatiemiddelen.

Voordelen

• Het grote voordeel van een centrale aanpak is dat alles consistent doorgevoerd wordt. De huisstijl blijft intact, maar ook de schrijfwijze blijft gelijk.
• Het is ook duidelijk voor de rest van de organisatie waar ze terecht kunnen als ze bijvoorbeeld een poster nodig hebben. Er is één aanspreekpunt.

Nadeel

• Een nadeel kan zijn dat er te veel verzoeken binnenkomen, waardoor het misschien niet snel genoeg wordt opgepakt. Iedere afdeling heeft zijn eigen deadline en prioriteit. Het kan dus veel werkdruk met zich mee nemen.

 

Decentraal invoeren

Moet er snel gereageerd worden op actualiteiten of is de behoefte aan communicatiemiddelen per afdeling erg groot, dan biedt een decentrale aanpak dé oplossing.

Voordelen

• Medewerkers krijgen meer ruimte voor eigen creativiteit en zijn niet meer afhankelijk van derden.
• De afdeling of locatie is volledig verantwoordelijk en bevoegd om zelf communicatiemiddelen op te maken en uit te zetten. Hierdoor vindt er meer communicatie plaats.
• Medewerkers kunnen direct zelf aan de slag. Met veel actuelere communicatiekracht en een korte time-to-market.

Nadeel

• Een nadeel kan zijn dat er onvoldoende kennis is om online te werken. Hierdoor worden aanvullende wensen niet goed kenbaar gemaakt binnen eigen organisatie. Daardoor is er de kans dat ze minder enthousiast worden en zelfstandig op zoek gaan naar alternatieven waarbij de huisstijl minder goed bewaakt wordt.

 

Centrale aansturing bij decentraal werken

Om iedereen bewust te maken van het belang van de gekozen huisstijl is het bij decentraal werken een duidelijke aansturing nodig. Maak één iemand of afdeling verantwoordelijk voor de inrichting en de communicatie.

Eenduidige werkwijze en uitstraling

Door jouw communicatiemiddelen op te maken via een online opmaakprogramma, zoals Docufiller, blijven ze volgens de huisstijlrichtlijnen opgemaakt, er ontstaat zo geen wildgroei.

 

Docufiller gebruikerstips

Als je de keuze hebt gemaakt voor Docufiller hebben we hier een aantal handige tips die kunnen helpen bij een duidelijke structuur van werken.

Slimme templates

Centraal: De inrichting van centrale templates kan zo opgezet worden dat je binnen één template een poster kunt opmaken voor een willekeurige afdeling of locatie. Ook als ze een andere kleurstelling en/of logo hebben. Dat werkt snel, eenvoudig en efficiënt.

Decentraal: De inrichting van decentrale templates kan zo opgezet worden dat elke afdeling haar eigen set templates krijgt. Volledig volgens hun eigen wensen.

Gebruikers en beheerders

Een beheerder kan per persoon of afdeling een gebruiker aanmaken en deze bepaalde rechten toekennen voor onderdelen van de beschikbare modules.

Gebruikersgroepen aanmaken

Deze functie kunnen we kosteloos voor je aanzetten. Je krijgt dan de mogelijkheid om gebruikersgroepen aan te maken die enkel toegang krijgen tot templates die voor hun van belang zijn.

Support

Standaard staat onder support onze contactgegevens, maar dat kunnen we per organisatie aanpassen zodat vragen direct uitkomen bij de contactpersoon binnen de organisatie. Deze persoon kan ook het aanspreekpunt voor Docufiller zijn.

Opstartscherm

Na het inloggen zie je links ruimte voor informatie. We kunnen daar op aanvraag ook eigen instructies plaatsen of links naar bijvoorbeeld een intranet.

Akkoordprocedure

Binnen een template kunnen we een akkoordprocedure inbouwen. Zo heb je centraal toch nog de touwtjes in handen bij decentraal werken. Deze procedure wordt vooral gebruikt voor goedkeuring van teksten binnen een middel maar ook om de opmaak te controleren.

Alle neuzen dezelfde kant op

Naast bovenstaande instellingen is het natuurlijk belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen en dient elke nieuwe gebruiker instructies te ontvangen. Zorg ervoor dat iedereen weet bij wie ze terecht kunnen voor vragen, uitleg en eventueel uitbreidingen. Het is belangrijk de betrokkenheid van alle medewerkers en hun specifieke wensen goed te organiseren. Zodat de gekozen applicatie optimaal wordt ingezet en de huisstijl intact blijft.

In een eerder blog ‘Docufiller uitrollen in de organisatie’ lees je hoe je de neuzen dezelfde kant op krijgt en iedereen enthousiast aan de slag gaat met de communicatiemiddelen in Docufiller.

 

Advies

Centraal of decentraal, dit is een keuze die je zelf moet maken. Kom je er niet goed uit? Wij kunnen hierbij helpen. Door ons uitgebreide klantenbestand hebben we al veel ervaringen opgedaan. Neem contact op met een van onze professionals voor een persoonlijk advies +31 (0)40 204 42 50. Of mail rechtstreeks naar Kathleen Horsten of Olav Bouts.

 

 

Dit blog is geschreven door: 
Karin Dirkx - Online Marketeer bij Docufiller