Humanitas logo wit

"Groot voordeel vind ik dat je de nieuwsbrief zelf kunt opmaken."

Terug naar de case

De ervaringen van Lisanne Schrauwen, vrijwilliger communicatie & PR voor de afdeling ’s-Hertogenbosch van Humanitas.


“Humanitas is er voor mensen die het even niet in hun eentje redden. Ze vinden steun in een van onze meer dan 600 activiteiten, variërend van maatjescontacten bij inburgering tot het doorbreken van eenzaamheid. En van opvoedingsondersteuning tot rouwverwerking. Jaarlijks geven onze ruim 11.500 vrijwilligers meer dan 54.000 mensen het zelfvertrouwen terug dat ze nodig hebben om op eigen kracht iets aan hun situatie te veranderen.”

Wat heeft de doorslag gegeven voor het gebruik van Docufiller?
“Eenvoud. Het is nu veel makkelijker om een nieuwsbrief te maken. En die nieuwsbrief ziet er dan ook nog eens prachtig uit! Groot voordeel vind ik dat je alles zelf kunt doen. We hebben in het verleden ook wel eens een nieuwsbrief gemaakt met een externe vormgever. Dan ben je toch veel tijd kwijt om alles af te stemmen. Elke komma die verkeerd staat, kost je weer een telefoontje of e-mailtje. Nu kun je het gewoon zelf aanpassen. Ja, en daarnaast weet je nu zeker dat je nieuwsbrief helemaal voldoet aan de huisstijl. Daar heb je geen omkijken meer naar. Het systeem werkt erg makkelijk, volgens mij kan iedereen er wel mee overweg. En het eindresultaat is mooi.”

Hoe is de behoefte ontstaan aan een andere opzet van grafische producties?
“Ik ben goed met teksten, maar minder goed met vormgeving. Als je zelf nieuwsbrieven of folders wilt vormgeven, dan moet je toch goed overweg kunnen met programma’s zoals Indesign en Photoshop. Dat is toch een andere tak van sport. Dat is dan ook de reden dat ik al langere tijd zocht naar een systeem waar je eenvoudig communicatiemiddelen mee kunt vormgeven.”

Voor welke middelen/producties gebruikt Humanitas Docufiller?
“Sinds we Docufiller hebben, zijn we gestart met het maken van een digitale nieuwsbrief voor onze vrijwilligers. De eerste nieuwsbrief heb ik eind maart verstuurd. En de reacties waren heel erg positief! Leuk vind ik ook dat je in het systeem kunt zien hoeveel vrijwilligers de nieuwsbrief hebben ontvangen en gelezen. Zo werd onze nieuwsbrief binnen een dag door meer dan de helft van onze vrijwilligers gelezen! Kijk, dat is toch leuk om te weten. Het plan is om elk kwartaal een nieuwsbrief aan onze vrijwilliger versturen. We gebruiken Docufiller ook voor ons jaarverslag. Hier zijn we momenteel druk mee bezig. Dat vergt wel iets meer uitdaging. We gebruiken namelijk een factsheet-sjabloon voor ons jaarverslag, maar we hebben al gemerkt dat dat wel erg krap is om alle informatie in te vermelden. Maar aan de andere kant is het natuurlijk ook wel goed dat het systeem je dwingt kort en krachtig te schrijven. We denken er aan om in de toekomst ook nieuwsbrieven te gaan maken voor leden en externen, zoals verwijzers.”

Kunt u (ongeveer) kwantificeren hoeveel besparing in kosten en tijd Docufiller oplevert?
“Toen we nog geen Docufiller hadden, verstuurden we nog geen nieuwsbrief. Eén keer hebben we een nieuwsbrief verstuurd naar alle verwijzers in ’s-Hertogenbosch. We kregen toen hulp van een externe vormgever. Die deed dat op vrijwillige basis. Het kostte ons toen zoveel tijd, dat we besloten hebben geen nieuwsbrieven meer te versturen. De komst van Docufiller heeft daar verandering in gebracht. Aangezien je nu alles gewoon zelf kunt toen, ben je veel minder tijd kwijt.”

Docufiller stelt in alle opzichten eenvoud centraal. Ervaart u dat ook zo?
“Ja, dat ervaar ik ook zo. Het systeem is heel makkelijk. Ik heb van mijn collega een handleiding gekregen. Die heb ik stap voor stap doorlopen en daarna had ik het systeem eigenlijk helemaal onder de knie. Ik denk dat dat ook de reden is dat Humanitas voor Docufiller heeft gekozen. Toevallig werk ik op mijn werk (ik werk naast Humanitas ook op de communicatieafdeling van een ziekenhuis) vaker met dit soort systemen. Maar dat geldt natuurlijk niet voor al onze vrijwilligers. Ik denk dat iedereen met dit systeem kan werken, ongeacht of je veel of weinig ervaring hebt met dit soort systemen.”

Referenties: dit vinden anderen van ons