7 tips voor een overzichtelijk bestandsbeheer

7 tips voor een overzichtelijk bestandsbeheer

8 november 2018
Categorie: Blog, Docufiller, Gebruikerstips

Elke organisatie, groot of klein, herkent dit probleem wel: Content chaos. Je zoekt een bestand of afbeelding maar ziet door de bomen het bos niet meer.

Uit onderzoek is gebleken dat werknemers vaak 1,5 uur per dag, dat is bijna 20 procent van hun tijd, gemiddeld kwijt zijn aan zoeken naar documenten. Dit gaat ten koste van de productiviteit en kan leiden tot mindere kwaliteit van media-uitingen. Doordat mensen gefrustreerd raken als ze iets niet snel genoeg kunnen (terug)vinden wordt er naar andere oplossingen gezocht, even googelen of een stockfoto aanschaffen. Daar gaat je goede voor gedefinieerde huisstijl… en voor je het weet is er nog minder overzicht en zwerven de beelden rond op ieders persoonlijke bureaublad.

Docufiller komt met 7 tips voor een overzichtelijk bestandsbeheer in jouw Mediabank. Ook wel digital asset management (DAM) genoemd.

  1. Maak iemand verantwoordelijk als Content Manager
    Zorg dat er iemand verantwoordelijk is voor al het content-, en versiebeheer. Deze persoon zorgt voor consistentie, context en personalisatie. En zal ook anderen erop wijzen dat content, waaronder je beelden, goed geborgd moet worden.

  2. Start met het opzetten van een heldere structuur
    Vooraf bedenk je, op papier, wat een handige indeling zou zijn voor jou en jouw collega’s. Definieer een heldere mappenstructuur. Denk met afbeeldingen bijvoorbeeld aan thema's/onderwerpen, locaties, periode/jaartal, kleur en gebruik in bepaalde middelen.

  3. Maak intern goede afspraken
    Het lijkt zo voor de hand liggend, maar maak met je collega’s duidelijke afspraken over het gebruik van de bedachte structuur. Help ze vooruit door de mappenindeling alvast voor ze klaar te zetten in de persoonlijke omgevingen in Docufiller. En maak duidelijk wie media mag plaatsen in de publieke map en wanneer je media gebruikt in de persoonlijke map. Dit kun je ook inregelen via het gebruikersbeheer.

  4. Ruim op
    Nog zo’n inkoppertje. Vaak zie je nog mappen vol materiaal dat nooit gebruikt wordt en/of verouderd is. Je hoeft ze niet weg te gooien maar maak een map ‘archief’ aan waar je ze in plaatst. Mochten ze gekoppeld zijn aan reeds gemaakte documenten dan verlies je de koppeling niet.

  5. Ruim op deel twee
    Ruim je ‘Home’ op door oude bestanden uit deze lijst te halen door de koppeling te verbergen. Je kunt ze altijd terugvinden onder Documenten en via de zoekfunctie. Zo houd je het startscherm overzichtelijk en zal het sneller voorvertoningen laden.

  6. Gebruik keywords en tags
    In de Mediabank kun je aan een afbeelding persoonlijke keywords toevoegen of voor gedefinieerde tags kiezen, deze zijn door de beheerder in te richten. Door deze informatie aan een of meerdere beelden tegelijkertijd te koppelen kun je ze via de zoekfunctie eenvoudig terugvinden.

  7. Copyright
    Voor afbeeldingen is het belangrijk om snel te kunnen zien hoe copyright is geregeld. Daar is een apart veld voor. Wij adviseren deze altijd in te vullen, ook voor zelfgemaakte foto’s, stockfoto’s en gedownload materiaal. Zet daar ook een datum bij en vul de maker in. Zo zorg je mede ervoor dat je AVG-proof bent.

 

Handig om te weten:

Verschillende bestandsformaten
In de mediabank kun je alle bekende mediabestanden opslaan, zoals beelden, video’s en presentaties. Automatisch worden er thumbnails/voorvertoningen gegenereerd tijdens het uploaden, voor een visueel overzicht. Je kunt meer dan 30 soorten bestanden uploaden in de Mediabank.


Formaat van een bestand
Een bestand mag maximaal 2 GB. zijn. Dit is natuurlijk enorm veel. Een gemiddelde foto op A4 formaat is maximaal 5 MB (in het geval van een JPG). Dat zijn dus 40 hoge resolutie beelden (300 dpi) die je in 1 keer kunt uploaden. Zorg ervoor dat je per middel weet wat het formaat is wat je nodig hebt voor een goede output. Er zit een groot verschil in een certified-pdf voor de drukker en een web-pdf voor online verspreiding.

 

Benieuwd of de Docufiller Mediabank een goede oplossing voor jouw organisatie is?

Neem contact met ons op voor meer informatie. Of kijk verder op de site bij Oplossingen.

 

Terug